Online Ekip Yönetimi Nedir? Nasıl Yapılır?

Mayıs 2013 | Salih Çaktı, İş Geliştirme Direktörü
Gelişen teknoloji ile birlikte insanoğlu arasındaki bağlantı sayısının artması sonucunda iş yaşamında iş yapma modelleri değişmeye başladı. Dünya üzerinde yaşayan herkes birbirine ne kadar uzakta olursa olsun çok rahat bir şekilde birbirleriyle iletişim kurabiliyor.
İş Geliştirme
Albert-László Barabási, Bağlantılar adlı kitabında bu durumu şu şekilde özetliyor; “Altı milyar düğümden doluşan bir şebekede her düğüm çifti birbirine ortalama altı bağlantı uzaklıktadır. Herhangi iki insan arasında bir yol olduğunu görmek bizler için şaşırtıcı olsa gerek.” *
CERN’de programcı olarak çalışan Tim Berners Lee’nin WWW’nin keşfetmesiyle başlayan, ve web üzerinde bağlantı noktalarının Web 2.0 ile birlikte insanlar arasındaki etkileşimi arttıran bir platforma dönüştürmesi sonucunda tek bir text box’a yazdığımız isim ve soyisim bizi direkt olarak hedefe ulaştırmaya yetiyor. Sosyal medya ile birlikte artık bağlantı kurmak istediğimiz kişiler ile iletişim kurabilmemiz hatta online olarak çalışabilmemiz mümkün. Bir ofise sahip olmadan online olarak ekip yönetebilirsiniz. Bunun için ihtiyacınız olan tek şey Web 2.0 ile çalışan bir sosyal medya platformu veya bir web sitesi .
Online ekip yönetimi herhangi bir proje etrafında toplanmış, farklı yeteneklere sahip olan kişileri online ortamda bulmak veya var olan ekibi online ortama aktarmak, yönlendirmek, takip etmek ve raporlamaktan oluşan bir süreçtir. Online ekip yönetimi kesinlikle ofis ortamında ekip yönetmekten daha zordur. Online olarak bir ekibi yönetmek için birçok online araca ihtiyacınız var. Bu araçlar; toplu iletişim araçları, görev dağıtım ve takip araçları, anlık hatırlatma araçları, veri depolama araçları ve not alma araçlarından oluşuyor.
Online Ekip Yönetimi için İhtiyacımız Olan Araçlar
Toplu İletişim Araçları: Toplu iletişim araçları ekibinizi online ortamda bir arada tutan, ekip bireyleri arasında etkileşimi sağlayan, bireyler arasındaki bilgi ve tecrübe paylaşımını sağlayan araçlardır. Online ekip yönetmek isteyen kişilerin mutlaka oluşturması gereken araçlar arasında yer alır. Toplu iletişim araçları olmadan online olarak ekip yönetmek neredeyse imkansız hale gelir. Toplu iletişim araçları online dünyanın ofisleridir. Aşağıdaki listede yer alan 3 adet örnek toplu iletişim aracını inceleyebilirsiniz.
İş Geliştirme
Görev Dağıtım ve Takip Araçları: Yukarıda yer alan toplu iletişim araçlarında istişare sonucu belirlediğiniz veya atadığınız görevler, online ekibinizde yer alan kişilerin sorumlulukları itibariyle atadığınız görevler görev dağıtım ve takip araçları vasıtasıyla takip edilir. Görev dağıtım ve takip araçları ekibinizin bitirdiği veya revize ettiği işleri hem laptop başında hem de yolda giderken mobil üzerinden yönetmenizi sağlar. Aşağıdaki listede yer alan 3 adet örnek görev dağıtım ve takip aracını inceleyebilirsiniz.
Anlık Hatırlatma Araçları: Online ekibinizi yönetirken ofiste değilsiniz. Yönettiğiniz kişinin odasına girip ne oldu bizim şu iş diyemeyeceğinize göre İş Geliştirme yapılacak en iyi iş anlık hatırlatma araçları üzerinden hatırlatmalar yapmak. Anlık hatırlatma araçları kesinlikle iş takibi yapmanızı sağlar ve verimliliği arttırır. Online baskı yapmadığınız sürece sorun yok İş Geliştirme Aşağıdaki listede yer alan 3 adet anlık hatırlatma aracını inceleyebilirsiniz.
İş Geliştirme
Veri Depolama Araçları: Online bir ekibi yönetiyorsunuz, görevler yapılıyor, takibini sağlıyorsunuz, hatırlatma yoluyla iş süreçlerini hızlandırıyorsunuz. Bu durumda ürün oluşmuş demektir. Oluşan ürün ,veri veya raporları veri depolama araçlarında saklamanız gerekiyor. Veri depolama araçları normal ofislerin sahip olduğu arşivler gibi çalışır. Aşağıdaki listede yer alan 4 adet veri depolama aracını inceleyebilirsiniz. Yukarıdaki linkten ilgili yazımıza ulaşabilirsiniz.
  • Dropbox
  • Google Drive
  • Microsoft SkyDrive
  • Yandex Disk
Not Alma Araçları: Online ekibinizi yönetirken aklınıza gelen fikirleri, ekibinizden gelen feedbackleri not alma araçları vasıtasıyla bir arada turabilirsiniz. Not alma araçları online yönettiğiniz ekibiniz ve ekibin yaptığı işler ile ilgili online olarak dökümantasyon tutmanızı sağlar. Daha sonra notları düzenlediğinizde dökümantasyon çalışmalarınızı veri depolama araçlarına aktarabilirsiniz. Aşağıdaki listede yer alan 2 adet not alma aracını inceleyebilirsiniz.
İş Geliştirme
Toplantı Araçları: Sadece textler üzerinden iletişim kurmak online olarak yönettiğiniz işin samimi dilini öldürebilir ve monoton bir hale getirebilir. Bundan dolayı online iletişimi yüzyüze de yapmanızda fayda var. Online toplantılarınızı aşağıdaki listede yer alan 3 adet toplantı aracı vasıtasıyla yapabilirsiniz.
  • Skype
  • Google Hangout
  • Facebook Video Chat
Online olarak ekibinizi yönetmek için ihtiyacınız olan herşeyi yukarıda listeledik. Araçları çoğaltabiliriz. Öneri online ekip yönetim araçlarını yorum olarak yazının altına ekleyebilirsiniz. Elbette online ekip yönetimi sadece araçlarla olmuyor. Online ekibinizi yönetirken iletişim diline hakim olmanız gerekiyor.
Online ekip yönetiminde dikkat etmeniz gereken 10 madde;
1- Online olarak iletişimde bulunduğunuz kişilerin BOT değil insan olduğunu kesinlikle unutmayın.
2- Görev dağıtımı yaparken emir cümlelerini çok fazla kullanmayın.
3- Görev dağıtımı yaparken kibar bir dil tercih edin.
4- Online ortamda ekip içerisinde espri yaparsanız eğer mutlaka smiley kullanın.
5- Online ortamda iletişim kurarken mimik ve ses tonları ile iletişimi destekleyemiyoruz. Bundan dolayı iletişim dilinizi mutlaka kontrol edin.
6- Ekibi yönetmek için gün aşırı olmamak koşuluyla telefon ile iletişim kurmayı unutmayın.
7- Mobil olun.
8- Yukarıda belirttiğimiz iletişim araçlarından ilgili kategoriden sadece bir tanesini kullanın.
9- İşler yoğunlaştığı zaman sorumluluk vermekten kaçınmayın.
10- 15 günde bir mutlaka ekibinizi toplayıp yüzyüze toplantı yapın.
Online ekip yönetimi nedir, online ekip yönetimi nasıl yapılır ve online ekip yönetiminde dikkat edilmesi gereken 10 maddeye yazımızda yer verdik. Son olarak şunu söyleyebiliriz;
Online bir ekibi yönetmeniz için yukarıda yazılanların dışında en fazla ihtiyacınız olan şey liderlik kumaşıdır.